9 Yếu Tố Then Chốt Để Triển Khai ERP Thành Công

Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Phần mềm ERP hỗ trợ các quy trình kinh doanh chính yếu của tổ chức, như kế toán, lập ngân sách, quản lý hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, xử lý đơn hàng, nguồn nhân lực và tính lương.

Việc triển khai ERP là một dự án lớn và có tác động rộng rãi. Vì thế, việc tuân thủ các Best Practices trong từng giai đoạn của quy trình giúp đảm bảo việc triển khai ERP diễn ra suôn sẻ và đảm bảo bạn nhận được nhiều lợi ích nhất từ quá trình triển khai.

9 Yếu Tố Then Chốt Để Triển Khai ERP Trong Doanh Nghiệp Thành Công

Các best practices này có mặt trong từng giai đoạn triển khai ERP chính, từ việc xác định các yêu cầu đến hoạt động đào tạo và hỗ trợ khách hàng. Việc sử dụng checklist có thể giúp đảm bảo các giai đoạn triển khai ERP đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của bạn, giảm thiểu nguy cơ chậm trễ và vượt chi phí, đồng thời cho phép nhân viên sử dụng hiệu quả hệ thống ERP.

1. Team Dự án triển khai ERP

Trách nhiệm của team liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu chiến lược, đề xuất và chỉ số KPI; tiến hành quản lý dự án hàng ngày, bao gồm đảm bảo dự án luôn đúng thời hạn và đúng ngân sách; và đo lường kết quả. Với yêu cầu chuyên sâu về quản lý dự án, thường các công ty có nguồn lực hạn chế sẽ cần sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn bên ngoài có kinh nghiệm triển khai ERP để xử lý nghiệp vụ.

Trong quá trình triển khai, nhóm phải có khả năng giải quyết xung đột và hòa giải giữa các phòng ban khác nhau trong tổ chức. Đôi khi, team dự án cũng cần phải đưa ra những quyết định điều chỉnh chiến lược triển khai ERP dựa trên phản hồi, góp ý từ phía user. Do đó, các thành viên trong team phải là những người hiểu biết và đạt được sự tôn trọng trong tổ chức.

2. Các yêu cầu chính yếu triển khai hệ thống ERP

Trong bất kỳ dự án ERP nào, điều quan trọng là phải thiết lập các yêu cầu rõ ràng, những yêu cầu này phải được liên kết với các mục tiêu kinh doanh của bạn. Ví dụ, những mục tiêu đó có thể bao gồm việc tự động hóa các quy trình để tiết kiệm thời gian và giảm chi phí, cải thiện khả năng phản hồi của bạn với khách hàng và cho phép phân tích tốt hơn trong toàn doanh nghiệp.

Giai đoạn thu thập yêu cầu bao gồm phân tích các hệ thống hiện tại, quy trình làm việc và các quy trình kinh doanh chính, chẳng hạn như kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý hàng tồn kho. Điều quan trọng là phải hình dung chính xác những gì bạn muốn hoàn thành và cách mỗi quy trình có thể được cải thiện — triển khai ERP là cơ hội để giới thiệu một quy trình tốt hơn, thay vì suy nghĩ theo hướng tự động hóa quy trình hiện có mặc dù không hiệu quả.

Quá trình phân tích này sẽ giúp tạo ra một danh sách các yêu cầu chính yếu mà các giai đoạn triển khai ERP của bạn sẽ cần phải đáp ứng. Những yêu cầu đó có thể bao gồm giảm một nửa thời gian đóng tài chính, cung cấp báo cáo thời gian thực hoặc tự động hóa kết nối giữa bảng lương và hệ thống kế toán. Các team dự án cũng phải sẵn sàng điều chỉnh các quy trình hiện có của công ty với hệ thống ERP. Thông thường, hệ thống ERP có rất nhiều năm tiếp cận best practices từ ​​nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể sẽ hiệu quả hơn các quy trình làm việc mà công ty đang vận hành.

3. KPI

Với sự hiểu biết về các yêu cầu chính yếu, bạn có thể xác định các KPI cụ thể. Các KPI này có thể đại diện cho các mục tiêu để đo lường sự thành công của quá trình triển khai ERP. Ví dụ: một đơn vị sản xuất muốn cải thiện thời gian chu kỳ sản xuất, vòng quay hàng tồn kho, tính chính xác của dự báo nhu cầu, đơn hàng chưa giao, thời gian ngừng vận hành và chi phí thất thoát. Đối với một nhà bán lẻ, KPI có thể bao gồm tổng doanh số bán hàng, tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ hàng đã bán, giá trị mua hàng trung bình, doanh thu trên mỗi m­­2, vòng quay hàng tồn kho và tỷ lệ chuyển đổi khách hàng.

3. Quản lý dự án triển khai phần mềm ERP

Việc triển khai ERP có thể mất từ ba tháng đến một năm hoặc hơn đối với các công ty lớn. Điều quan trọng là phải thiết lập framework nhằm định hướng quá trình triển khai ERP, đảm bảo quá trình này được diễn tiến suôn sẻ, thành công. Ở cấp độ cao, quản lý dự án nên tập trung vào việc điều chỉnh ERP phù hợp nhu cầu kinh doanh, giữ cho dự án đi đúng hướng và đảm bảo rằng các nhân sự quản lý chủ chốt và các bên liên quan có thể đưa ra phản hồi, góp ý cho dự án. Rủi ro về việc mong muốn thêm càng nhiều chức năng khi dự án đang tiến triển, là một vấn đề rất phổ biến khi triển khai ERP. Việc quản lý dự án quyết đoán có thể giúp xác định rõ những điều chỉnh nào có thể triển khai sau và điều chỉnh nào thì không thể trì hoãn.

Quản lý dự án cũng nên bao gồm các chi tiết kỹ thuật của việc triển khai ERP như cách cấu hình hệ thống, điều chỉnh các quy trình kinh doanh cụ thể để tận dụng các khả năng của hệ thống ERP, quản lý các mối quan tâm về bảo mật, quyền riêng tư và triển khai đào tạo.

5. Giao tiếp và hợp tác

Các dự án thành công xoay quanh việc xây dựng sự nhận thức tương đồng về các mục tiêu của việc triển khai ERP, từ CEO đến end user. Mọi người cần hiểu rõ lý do tại sao công ty triển khai ERP, hệ thống sẽ làm gì, lợi ích mà nó mang lại và những gì mong đợi trong quá trình triển khai ERP.

Giao tiếp rõ ràng và cách tiếp cận hợp tác là điều cần thiết để xây dựng nhận thức tương đồng. CEO và ban lãnh đạo nên tham gia để nhấn mạnh tầm quan trọng của dự án. Quá trình tương tác có thể bao gồm các bài thuyết trình, biểu đồ, đồ thị và các bức thư hoặc bài đăng trên blog từ CEO. Nếu cần thiết, cần tổ chức các cuộc họp và cuộc gọi được lên lịch thường xuyên để phối hợp các nỗ lực, xác định vấn đề, và truyền đạt mục tiêu sau cùng hướng tới.

Vì việc triển khai ERP cũng có thể ảnh hưởng đến các đối tác kinh doanh, thành viên chuỗi cung ứng và khách hàng, nên tốt hơn hết, bạn nên thông báo cho họ trong suốt dự án và giúp họ hiểu những thay đổi có thể ảnh hưởng đến họ như thế nào.

6. Đồng bộ dữ liệu

Đồng bộ dữ liệu sang hệ thống ERP là một giai đoạn quan trọng trong quá trình triển khai, do đó quá trình này cần có sự chuẩn bị và lập kế hoạch cẩn thận. Với bất kỳ quá trình đồng bộ nào, sẽ có nguy cơ mất hoặc hỏng dữ liệu, đặc biệt nếu bạn đang hợp nhất và chuẩn hóa dữ liệu từ nhiều ứng dụng khác nhau.

Cân nhắc đầu tiên về quy trình triển khai ERP trong thực tế là nên chuyển dữ liệu theo cách thủ công hay sử dụng các công cụ chuyên dụng để tự động hóa quy trình. Mỗi Phương thức đều có những điểm mạnh riêng. Việc nhập thông tin theo cách thủ công vào hệ thống mới mang lại cơ hội xóa dữ liệu lỗi thời, chẳng hạn như các nhà cung cấp đã ngừng kinh doanh và những khách hàng đã không đặt hàng trong nhiều năm. Ở chiều ngược lại, sử dụng công cụ để đồng bộ dữ liệu tự động có thể cắt giảm đáng kể thời gian xử lý. Cho dù bạn sử dụng phương pháp nào, điều quan trọng là phải xác thực dữ liệu sau khi đồng bộ để đảm bảo rằng dữ liệu đã được chuyển sang hệ thống mới một cách chính xác.

7. Đào tạo

Sẽ là không thực tế nếu kỳ vọng vào việc nhân viên sẽ ngay lập tức thành thạo với hệ thống ERP mới. Quá trình đào tạo liên tục, có mục tiêu phù hợp với nhu cầu của các phòng ban khác nhau và với các phân quyền nhiệm vụ khác nhau có thể giúp người dùng chấp nhận hệ thống và nhận được nhiều lợi ích nhất từ nó.

Một cách khác để triển khai việc đào tạo là cung cấp nội dung được xây dựng theo yêu cầu của doanh nghiệp như video, giáo trình và cho phép nhân viên và những người khác chọn nội dung phù hợp nhất cho công việc của họ. Điều quan trọng kế tiếp là tổ chức đào tạo trực tiếp để giúp nhân viên tìm hiểu hệ thống. Một số tổ chức nhận thấy rằng phương pháp hay nhất là chọn một số người dùng để đào tạo sớm với nội dung bao quát. Sau đó, những nhân sự này sẽ trở thành bộ phận cố vấn cho những nhân sự khác thông qua chia sẻ kinh nghiệm và kỹ năng sử dụng hệ thống ERP.

8. Hỗ trợ trong quá trình triển khai ERP

Ngày tiến hành Go-live có thể là ngày bạn tổ chức ăn mừng. Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hệ thống, nhiều khả năng nhân sự sẽ gặp vấn đề và bắt đầu đặt câu hỏi. Bạn nên chuẩn bị sẵn một số nguồn lực để giải quyết vấn đề này. Đầu tiên, để hỗ trợ kỹ thuật, bạn có thể phải cần một bộ phận nhân sự support bên cạnh khảo cứu kiến thức từ các trang thông tin tuyến như website, forum nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu. Thứ hai, team dự án nên theo dõi các vấn đề tiềm ẩn và xác định các vấn đề. Nếu nhiều người dùng mắc cùng một lỗi, đó có thể là dấu hiệu cho việc cần bổ sung khóa đào tạo về cách khắc phục lỗi hoặc phải tiến hành điều chỉnh chữa hệ thống.

9. Phản hồi của người dùng cuối

Thu thập phản hồi của người dùng cuối (end-user) có thể mang lại giá trị to lớn trong toàn bộ quá trình triển khai. Trong giai đoạn đầu, nó có thể giúp bạn hiểu sâu hơn về cách mọi người làm việc, cách họ tương tác với các đồng nghiệp, khách hàng cũng như những trở ngại mà họ phải đối mặt hàng ngày. Những hiểu biết sâu sắc đó có thể định hướng quá trình triển khai ERP để giải quyết nhu cầu thực sự của người dùng. Cuối cùng, khi một tổ chức triển khai hệ thống ERP, phản hồi của người dùng có thể xác định thêm các vấn đề hoặc cung cấp ý tưởng để cải tiến hiệu quả.

Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp

Tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp, bạn có thể sẽ có nhiều hệ thống ERP khác nhau để lựa chọn, bao gồm các giải pháp dựa trên đám mây (on cloud) như Oracle NetSuite và tại chỗ (on premise) như SAP S/4HANA. Nhiều tổ chức lựa chọn hệ thống ERP dựa trên đám mây vì có thể triển khai dễ dàng, nhanh chóng và không yêu cầu đầu tư vốn vào hạ tầng server. Tuy nhiên, kết quả mà bạn đạt được sẽ phụ thuộc vào cách bạn triển khai hệ thống, cũng như sản phẩm bạn chọn. Áp dụng các phương pháp tốt nhất (best practices) trong suốt quá trình triển khai, từ xác định yêu cầu đến hỗ trợ, có thể giúp đảm bảo việc triển khai thành công và mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Với tư cách là đối tác cung cấp giải pháp cao cấp của Oracle NetSuite và triển khai ERP tại Việt Nam, Citek Cloud sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi số nhanh nhất, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng kinh doanh và gia tăng giá trị cạnh tranh bằng một giải pháp quản lý hiện đại, thay vì các ứng dụng ERP truyền thống đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực triển khai.

Với đội ngũ chuyên gia ERP nhiều năm kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, Citek Cloud là một sự lựa chọn đảm bảo cho doanh nghiệp của bạn trên con đường chuyển đổi số đầy thách thức nhưng cũng mang lại cơ hội lớn trong thời đại kinh tế số bùng nổ hiện nay

Liên hệ ngay Citek Cloud để được tư vấn