Khi nói đến kế toán hàng tồn kho và quá trình đo lường tác động của hàng tồn kho lên bảng cân đối kế toán của công ty, có rất nhiều số liệu cần theo dõi. Tuổi của hàng tồn kho, Vòng quay hàng tồn kho, Biên lợi nhuận gộp theo mặt hàng, Chi phí quản lý hàng tồn kho,… đều có thể cung cấp cho bạn những hiểu biết rõ nét về quản lý kho, chỉ số tồn kho và tối ưu hóa chuỗi cung ứng cũng như kế hoạch bán hàng.

Tuy nhiên, tất cả các số liệu đó có thể khiến các giám đốc điều hành và quản lý kho hàng “ngợp” trong dữ liệu. Việc xác định số liệu nào là quan trọng nhất và có tác động lớn nhất đến lợi nhuận ròng là cực kì cần thiết để vận hành hiệu quả. Các doanh nghiệp khác nhau vì nhiều lý do, có thể cân nhắc các số liệu khác nhau. Trong phạm vi bài viết này, xin phép giới thiệu ba chỉ số quan trọng trong kế toán hàng tồn kho.

Vòng quay hàng tồn kho

Vòng quay hàng tồn kho là thước đo tần suất hàng hóa được bán và thay thế trong một khoảng thời gian cụ thể. Chỉ số này thường được đo lường theo năm. Vòng quay hàng tồn kho cao mang ý nghĩa tốc độ hàng hóa rời khỏi kệ nhanh chóng và doanh số bán hàng tăng trưởng. Ngược lại, vòng quay hàng tồn kho thấp có thể cho thấy rằng doanh nghiệp có quá nhiều hàng tồn kho và nên xem xét giảm đơn đặt hàng để cắt giảm chi phí lưu kho. Một chỉ số phổ biến thường dùng để đo lường vòng quay hàng tồn kho là số ngày trung bình cần thiết để bán được sản phẩm nhất định. Số ngày tồn kho trung bình để bán hàng thấp thường mang ý nghĩa tích cực nhưng cũng có thể tiềm ẩn vấn đề không tồn kho đủ, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Ngược lại, nếu chỉ số này cao sẽ thể hiện tồn kho quá mức cần thiết và gây lãng phí không gian quầy kệ, diện tích kho.

Chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc lưu giữ hàng tồn kho và cũng được gọi là chi phí lưu giữ. Loại chi phí này đại diện cho tiền thuê, bảo trì, vận hành nhà kho và các chi phí liên quan đến các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn trong quá trình lưu khó hoặc hết hạn sử dụng. Ngoài ra còn có các tác động tài chính, bao gồm chi phí cơ hội, chi phí bảo đảm hàng tồn kho và chi phí phần mềm để theo dõi hàng tồn kho. Chi phí lưu kho thường được thể hiện bằng tổng chi phí trong năm dưới dạng tỷ lệ phần trăm.Ví dụ, nếu hàng tồn kho của một công ty trị giá $100.000 và chi phí lưu kho $20.000, thì chi phí lưu kho của công ty đó là 20%. Chỉ số chi phí lưu kho của các ngành kinh doanh có thể khác biệt rất nhiều tùy thuộc vào hình thức tồn kho và nhu cầu của khách hàng.

Một số tổ chức tính chi phí lưu kho theo phần trăm so với doanh thu. Trong một nghiên cứu năm 2010, Consortium đã chia sẻ chi phí lưu kho theo một số lĩnh vực cụ thể. Đối với các nhà sản xuất là 2,25%, Các doanh nghiệp bán lẻ có chi phí lưu kho khoảng 1,8% và một phần tư các công ty tham gia khảo sát này có chi phí lưu kho chỉ chiếm trung bình 0,5% doanh thu.

Tuổi hàng tồn kho

Còn được gọi là Tuổi trung bình của hàng tồn kho, chỉ số này cơ bản nhưng rất quan trọng. Nó biểu thị số ngày cần để bán một sản phẩm và thường được tính bằng giá vốn hàng tồn kho chia cho giá vốn hàng bán và nhân với 365 để đại diện cho năm. Hàng hóa lưu kho càng lâu, chi phí duy trì càng cao và càng nói lên được việc định giá sản phẩm của bạn có hợp lý hay không. Tuổi trung bình của hàng tồn kho có thể khác nhau tùy theo ngành hoặc sản phẩm. Ví dụ: đồ trang trí Halloween vẫn có thể được bán vào năm sau, nhưng doanh nghiệp vẫn phải trả chi phí lưu kho. Còn đối với ngành điện tử với các phiên bản mới được cập nhật thường xuyên, tồn kho những mẫu hàng cũ có thể tốn kém một khoản chi phí lớn. Có một quy tắc chung trong ngành bán lẻ là nếu tuổi hàng tồn kho vượt quá 120 ngày, thì đã đến lúc cân nhắc giảm giá sản phẩm, kết hợp với các sản phẩm để bán dưới dạng combo hoặc tăng chiết khấu cho các nhà phân phối.

Việc xác định đúng chỉ số kế toán hàng tồn kho là cực kỳ quan trọng để tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho. Các chỉ số này sẽ khó mang lại giá trị nếu không dựa trên nguồn dữ liệu sạch và chính xác. Các doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu hàng tồn kho trên nhiều hệ thống phần mềm và bảng tính khác nhau sẽ gặp thách thức lớn khi tổng hợp các chỉ số tồn kho chính xác theo thời gian thực (Real-time). Quá trình xử lý đòi hỏi phải nhập dữ liệu và hợp nhất theo cách thủ công, sau đó chuyển đổi thành dạng báo cáo và kế hoạch hành động cho từng nhân sự liên quan.

Một hệ thống ERP tập trung như Oracle NetSuite không chỉ tính đến hàng tồn kho mà còn cả dữ liệu tài chính, dữ liệu đơn đặt hàng, dữ liệu khách hàng và chuỗi cung ứng mở rộng có thể tạo nên sự khác biệt với một phần mềm quản lý kế toán hàng tồn kho đơn lẻ.

Với tư cách là đối tác cung cấp giải pháp cao cấp của Oracle NetSuite và triển khai ERP tại Việt Nam, Citek Cloud sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi số nhanh nhất, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng kinh doanh và gia tăng giá trị cạnh tranh bằng một giải pháp quản lý hiện đại, thay vì các ứng dụng ERP truyền thống đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực triển khai.

Với đội ngũ chuyên gia ERP nhiều năm kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, Citek Cloud là một sự lựa chọn đảm bảo cho doanh nghiệp của bạn trên con đường chuyển đổi số đầy thách thức nhưng cũng mang lại cơ hội lớn trong thời đại kinh tế số bùng nổ hiện nay.

Liên hệ Citek Cloud để được tư vấn.